Cos’è un portale fornitori e come semplifica la supply chain aziendale

L’emergenza Covid ha evidenziato l’importanza di gestire al meglio i processi organizzativi e i contatti con clienti e fornitori da parte delle imprese. Non parliamo solo di multinazionali e grandi imprese, ma anche di PMI.

Complice anche il recente scoppio della guerra in Ucraina, i problemi nella gestione di merci e fornitori sono all’ordine del giorno. Anche per questo motivo, è sempre più necessario muoversi verso la digitalizzazione della supply chain, rendendo immediato lo scambio di documenti e informazioni lungo la filiera B2B. Come? Avvalendosi di un portale fornitori.

Cos’è un portale fornitori e a cosa serve

Un portale fornitori è uno strumento informatico per la gestione e ottimizzazione dei processi alla base dello scambio di informazioni tra l’azienda e i propri fornitori. Tramite il portale è possibile tenere sotto controllo la situazione dei fornitori e delle loro caratteristiche, così come dello stato di avanzamento dell’ordine/ricezione merci.

Digitalizzare i processi tramite un portale fornitori permette di prevenire errori, ritardi, urgenze e anomalie nella gestione dei processi e di intervenire per tempo in caso di eventuali problemi.

Quali sono i requisiti generali di un buon portale fornitori

Fermo restando che ciascuna azienda è unica e che, nei casi dei software per le aziende, un certo grado di customizzazione è di solito la soluzione ideale, esistono alcune caratteristiche e funzionalità di base che, secondo noi, un portale fornitori deve garantire, ovvero:

1. Una fluida user experience

Un software ben fatto è un software semplice da usare. Chiunque dev’essere in grado di usarlo, anche chi non ha particolari conoscenze o abilità tecniche.

2. Sicurezza e integrità dei dati

È importante garantire la connessione criptata tra utente e portale, tramite protocollo https. Inoltre è buona pratica assegnare precisi privilegi d’accesso ad account diversi, per massimizzare la protezione.

3. Gestione alert e notifiche

Il portale segnala in tempo reale scadenze, validazioni, azioni da intraprendere ed eventuali anomalie, dall’apertura alla chiusura di ciascuna richiesta.

4. Settaggio di indicatori personalizzati

È fondamentale tenere traccia delle prestazioni dei fornitori e misurare il raggiungimento di tempi e obiettivi di business.

5. Archiviazione dati

Il portale deve registrare ogni azione della gestione delle richieste, archiviando la relativa documentazione. I dati devono essere conservati in modo da garantirne il recupero in qualsiasi momento.

6. Modalità responsive

Il portale dev’essere fruibile da qualsiasi dispositivo, in modo da garantire l’accesso anche in mobilità, smart working e lavoro da remoto.

7. Predisposizione a future integrazioni

Il portale dev’essere sufficientemente flessibile per essere adattato a qualsiasi realtà organizzativa.

Il portale fornitori: obiettivi

L’obiettivo di un portale fornitori è quello di snellire la comunicazione tra le parti, concentrandola il più possibile all’interno del software e dando in mano ai fornitori e all’azienda uno strumento completo per controllare le notifiche di scadenza, le richieste di quotazioni, gli ordini, i piani di consegna, i certificati di pagamento ecc… Naturalmente, più numerosi sono i documenti scambiati, maggiore sarà l’utilità di avere un solo repository per la gestione.

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