Calendario di prenotazione eventi: le logiche e i vantaggi

La funzione calendario e le tipologie di eventi

Cuore pulsante di ogni gestionale di eventi è il calendario. I calendari Jolie garantiscono flessibilità e semplicità d’uso nella gestione di diversi tipi di eventi, come:

• eventi stampa e interviste
• test drive
• eventi multibrand
• masterclass
• briefing
• pranzi e cene
• mostre
• appuntamenti presso professionisti/consulenti

I vantaggi

Puoi dire addio alle prenotazioni telefoniche e risparmiare su tempo e risorse di amministrazione. Jolie mette l’utente nelle condizioni di prenotare online in totale autonomia. Una volta terminata la prenotazione, il sistema invia all’utente una mail che riassume gli slot prenotati. Viene pianificato l’invio di una mail di reminder pochi giorni prima dell’evento, per ridurre al minimo il rischio di defezioni.

Definisci il tuo calendario

Accedendo al pannello di amministrazione è possibile settare:

• Gli attributi del calendario: nome, descrizione, durata e capienza degli slot
• Attivazione/disattivazione del calendario (rendi il calendario invisibile per tutto il tempo che vuoi, senza cancellarlo nel sistema)
• Link zoom integrato per ogni slot, nel caso di eventi online
• Duplicazione calendario (per trasferire le stesse logiche da un calendario a un altro)

I gruppi di calendari

Jolie dà la possibilità di gestire più calendari nell’ambito di un solo evento, raggruppandoli per sezioni, in base alle necessità.

I gruppi di calendari sono ideati per rispondere a logiche di obbligatorietà diverse. All’occorrenza, puoi imporre un numero minimo e massimo di prenotazioni per calendario, oltre a stabilire eventuali obblighi di partecipazione. Il sistema guiderà poi l’utente a rispettare i limiti di iscrizione imposti dalle logiche tramite alert.

Facciamo un esempio: i test drive

Se vuoi gestire le partecipazioni a un test drive di più modelli d’auto, puoi settare l’obbligatorietà di partecipazione ad almeno un test drive e imporre un limite massimo nella prenotazione del numero di macchine da provare, per evitare inutili sovraffollamenti. Per lo stesso evento, puoi contemporaneamente gestire il calendario dei pranzi/cene, togliendo l’obbligatorietà e imponendo un numero massimo di pasti prenotabili per utente.

Il sistema bloccherà l’utente che prova a prenotare slot non rispondenti alle logiche impostate a sistema, stabilendo regole uguali per tutti. L’evento sarà così più facilmente gestibile, si eviteranno errori, sovraffollamenti e sprechi di tempo e risorse. La console permette di controllare tutti i calendari del gruppo contemporaneamente o su un calendario alla volta.

Ti abbiamo incuriosito?

Se pensi che l’organizzazione dei calendari in Jolie possa rispondere alle tue esigenze organizzative, ma vuoi vedere come funziona il sistema per l’evento che hai in mente, richiedi una demo gratuita.