Industria eventi e Covid-19: previsioni

Il Covid-19 ha travolto l’industria degli eventi e le ha dato una nuova forma. In tutto il mondo i rapidi processi di adattamento alla nuova realtà stanno contribuendo a consolidarla. La nostra previsione? Difficilmente torneremo alla vita come la conoscevamo prima. E va bene così.

La sfida che ci aspetta è tecnica, creativa e finanziaria. L’emergenza Covid ha cambiato le priorità d’investimento. Stando all’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi, gli investimenti che hanno subito la maggiore quota di cancellazioni nel 2020 sono quelli in risorse umane, mentre sono stati mantenuti gli investimenti in tecnologie (confermati interamente o parzialmente dal 70,4% delle sedi) e in infrastrutture/servizi (69,2%).

Come possiamo andare incontro a queste nuove sfide?

Prima di tutto è necessario ripensare a cosa significa creare e partecipare a esperienze ed eventi condivisi oggi. Dove ieri si condivideva uno spazio fisico, ora si condivide uno spazio virtuale. Le coordinate spazio/tempo si fluidificano ancora di più, dal momento che un evento online può essere registrato e rivisto ovunque, in ogni momento. La pandemia ha premuto sull’acceleratore del futuro digitale (vedi la crescita esponenziale di smart working, meet, webinar ecc.)

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Ciò che è necessario oggi è l’esplorazione di eventi virtuali e ibridi in molteplici forme. Prima di poterci riunire in larghi numeri, avremo trovato una serie di soluzioni che, probabilmente, resteranno con noi anche solo per l’investimento e lo sviluppo di expertise che hanno comportato.

E domani?

Quarantene, coprifuoco e distanziamenti, hanno ancora una volta messo in chiaro che l’uomo è un animale sociale e ha bisogno di connessioni reali e significative che nessuna piattaforma potrà mai fornire. La controparte digitale di un evento non è in grado di creare gli incontri, gli scambi di contatti, gli accordi che sembrano fluire naturalmente da un evento live (per ora). D’altro canto, abbiamo imparato ad apprezzare il risparmio di tempo, stress e denaro che gli spostamenti d’affari e la partecipazione fisica agli eventi comportano. Senza contare il fatto che, dal punto di vista organizzativo, un evento live implica costi importanti ed è spesso necessario vendere grandi numeri di biglietti per coprire le spese e, se va bene, fare margine. Per gli eventi virtuali, lo stress della vendita si riduce proporzionalmente alle spese (decisamente inferiori) di organizzazione. Altro vantaggio dell’evento online è il tracciamento immediato di chi partecipa e di come risponde all’evento (click sul sito e CTA, ad esempio). Ultima, ma non meno importante, l’attenzione all’ambiente e il ricorso sempre maggiore a risorse sostenibili e di contenimento degli sprechi.

Auspicabilmente, dunque, torneremo alla vita di prima e i cambiamenti di oggi ci seguiranno. Gli eventi live torneranno e, con ogni probabilità, porteranno con sé modalità gestionali ibride.

È ormai chiaro che dobbiamo abbracciare workflow digitali e integrati per sopravvivere al mercato e per implementare i processi esistenti. Il cambiamento è iterativo e toccherà procedere per tentativi ed errori al fine di implementare un sistema integrato di tool interconnessi per gestire eventi live, ibridi e online. Il nostro lavoro si organizza intorno a 3 priorità:

• Flessibilità della piattaforma
• Controllo costante del customer/guest journey
• Protezione della salute di ospiti e staff

La sfida più grande oggi, ci piaccia o no, è quella di osservare attentamente un presente quanto mai instabile per trovare soluzioni su misura delle necessità attuali e avere la lungimiranza di investire tempo e risorse dove serve. Al contempo, è necessario guardare a un domani quanto mai imprevedibile, provare a giocare d’anticipo ed essere sempre pronti a rispondere al cambiamento.