Come organizzare un meeting di lavoro efficace

Anche per noi di Peritus la fase 2 ha segnato il ritorno in ufficio. Ora che dobbiamo limitare i contatti il più possibile, ci stiamo chiedendo come fare per ottimizzare il tempo nelle riunioni, quando è necessario farle e quali approcci adottare per affrontarle al meglio. Al di là delle precauzioni causate dal Covid-19, sappiamo tutti quanto le riunioni non necessarie (quelle per cui è sufficiente una mail, per intenderci) siano uno spreco di tempo e di energie. Se non ben progettate in anticipo, le riunioni possono rivelarsi altamente improduttive. Al contrario, se ben programmate, le riunioni sono un’opportunità preziosa di coinvolgimento per i dipendenti e, nel migliore dei casi, di innovazione per l’azienda stessa.

Come fare, dunque, per organizzare riunioni stimolanti e davvero utili al lavoro di tutti?

Secondo uno studio condotto da un team di ricercatori della University of Alabama di Huntsville, è necessaria una solida struttura organizzativa di base, dove ciascun membro del team abbia un ruolo e dei compiti ben definiti e sia consapevole dell’argomento all’ordine del giorno. Più il programma della riunione è dettagliato, meglio è. Ciò aiuterà i partecipanti a collaborare attivamente, ciascuno con le proprie competenze, in funzione del raggiungimento dell’obiettivo.

Steven G. Rogelberg, professore in Psicologia del management e delle organizzazioni presso l’Università del North Carolina, nonché autore di The Surprising Science of Meetings, in un famoso TED Talk, riassume una serie di buone pratiche per investire tempo ed energie nelle riunioni di lavoro. Vediamone alcune:

1. Invita il minor numero di partecipanti possibile

Coinvolgi chi sai avere le informazioni e le conoscenze per partecipare attivamente all’incontro. Per non far sentire il resto del personale escluso, si può scrivere un report di quanto detto e inviarlo tramite mail, meglio se entro le 24 ore successive all’incontro.

2. Riduci il tempo

Spesso si “inscatola” la riunione nell’arco di un’ora ma, dice Rogelberg, il lavoro ha la capacità di espandersi per tutto il tempo che gli viene dedicato. Stare dentro tempi ristretti, costringerebbe dunque a ottimizzare e incrementare l’efficienza.

3. Sii un bravo ospite

Dai il benvenuto ai tuoi ospiti e presentali se non si conoscono a vicenda. Se il meeting è dal vivo, procura in anticipo acqua e snacks.

4. Cambia format

Al posto del solito meeting in sala riunioni, esci a fare una camminata. Pare che un meeting all’aria aperta incentivi la creatività e riporti maggiori livelli di soddisfazione per i presenti. Quest’ultimi devono essere in numero limitato (massimo 2 o 3, te incluso) e devono essere avvertiti in anticipo in modo da essere vestiti comodi.

5. Organizza il meeting in base alle domande

Invece di impostare un meeting per argomento, sposta il focus sulle domande: ti aiuterà a capire chi far partecipare alla riunione, perché in grado di rispondere alle domande. Inoltre avrai chiaro quando finire il meeting, ovvero quando a tutte le domande c’è stata risposta.

6. Chiedi una valutazione periodica

Chi ospita un meeting spesso non ha il polso di come siano andate veramente le cose per il pubblico. È consigliabile chiedere costantemente ai partecipanti un feedback sull’andamento e aggiustare il tiro di conseguenza. Ciò offrirà ulteriori spunti e stimoli a migliorare.

Per concludere, prima di impegnare il tempo proprio e quello altrui in una riunione, è bene chiedersi:

• C’è davvero bisogno di fare questa riunione? Oppure posso arrivare al punto parlando direttamente agli impiegati o inviando una mail?
• Perché serve fare un meeting? Quali sono gli obiettivi che voglio raggiungere, di quali persone (e di quanto tempo) ho bisogno per raggiungerli?

Il tempo è una risorsa preziosa è limitata, pertanto il nostro imperativo categorico dietro l’organizzazione di un meeting di lavoro è: rispetta sempre il tempo degli altri e il tuo.