5 svantaggi nell’uso di Excel per la gestione flotte

Excel è uno strumento versatile, relativamente intuitivo e a basso costo. È normale che le aziende lo prediligano, almeno all’inizio, per gestire attività complesse come la gestione di una flotta aziendale. Se Excel può essere un ottimo strumento per inserire dati tabulari, utilizzare moduli semplici e fungere da database, non è tuttavia pensato per un’attività così complessa e sfaccettata come la gestione di un parco auto. Molti, infatti, sono i problemi di aggiornamento e condivisione e, alla lunga, può portare a errori e perdite di tempo nella gestione flotte che potrebbero essere facilmente evitati.

5 svantaggi nell’uso di fogli Excel per la gestione flotte

1. Richiesta di un notevole sforzo collaborativo

Non è affatto scontato che tutte le persone che si occupano di gestione della flotta inseriscano e aggiornino a mano tutti i dati richiesti puntualmente e nel modo corretto per tutti gli aspetti relativi al veicolo (spese, km percorsi, scadenze, disponibilità, manutenzioni ecc) e poi li condividano alle persone giuste al momento giusto.

2. Difficoltà di impostazione semplice e mantenibile dei file Excel

Strutturare dei file Excel in modo che risultino semplici da compilare, riutilizzabili e mantenibili nel tempo è un compito affatto banale. I files dovrebbero essere in grado di prevedere e rendere gestibili una serie di incognite (che accade, ad esempio, quando si aggiunge un nuovo veicolo e se ne toglie uno?). Queste difficoltà sono alla base del prossimo punto:

3. Facile insorgenza di errori e problemi

Spesso accade di inserire dati errati o di posticiparne l’aggiornamento con il rischio che cada nel dimenticatoio. Più persone sono coinvolte nel processo di gestione della flotta, più sarà difficile mantenere dati corretti e regolarmente aggiornati su tutti i files.

4. Mancanza di integrazione dei dati

Excel non è in grado di interagire fluidamente con altri sistemi senza che si verifichino problemi con lo scambio di informazioni. Diventa pertanto molto complicato raccogliere ed elaborare dati in un unico luogo e integrarsi agevolmente con fornitori e servizi esterni.

5. Perdita di tempo e spreco di risorse umane

La mancanza di automazione nella gestione degli Excel presenta poi il problema della grande perdita di tempo del data entry a mano. Tutto quel tempo, impiegato in un lavoro noioso e routinario, che può essere facilmente e molto più velocemente gestito da un software, comporta uno spreco ingente di risorse umane che potrebbero essere occupate in lavori ben più significativi per il business a livello strategico.

Un supporto da parte della tecnologia: i software di gestione flotte

È chiaro come, date le premesse, il monitoraggio dei costi, così come la programmazione e il rispetto dei budget saranno estremamente difficili. Ecco perché sono sempre più numerose le aziende che si avvalgono di software chiavi in mano o personalizzati per la gestione della loro flotta. Certo, un software comporta un investimento iniziale che però si ripaga nel tempo offrendo una serie di vantaggi che comportano notevole risparmio in termini di tempo e risorse, umane ed economiche.

Fleet Manager, ad esempio, ha portato all’ottimizzazione d’uso della flotta di due note aziende automotive tedesche rispettivamente del 40% e del 42%. Contando che si parla di parchi auto dell’ordine di circa un migliaio di veicoli ciascuna, il risparmio è stato considerevole.

Tra i vantaggi offerti da Fleet Manager contiamo:

• facilità d’utilizzo (tramite interfaccia intuitiva e profilata)
• condivisione immediata di dati
• scalabilità (togliere e aggiungere veicoli, così come aggiungere e rimuovere utenti sono operazioni regolarmente previste dall’applicativo, che non obbligano a rivedere l’intera architettura del workflow
• alert e notifiche (possibilità di allertare automaticamente in tempo reale scadenze, guasti, malfunzionamenti ecc.)
• controllo telematico con GPS dei percorsi, dello stile di guida e alert per la segnalazione di guasti e batteria scarica

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