10 consigli per creare un evento online

Creare eventi online è diventato necessario a causa della pandemia Covid-19. Qui vogliamo dare alcuni consigli che secondo noi sono utili per gestire un evento online al meglio.

Partiamo con le definizioni: un evento online è qualsiasi tipo di evento che soppianta la condivisione fisica di uno spazio con un incontro virtuale su piattaforma comune. Esistono diversi format di eventi online: webinar, conferenze, masterclass, panels, Q+As, interviste con esperti e opinion leaders, demo di prodotto, AMA (Ask Me Everything). La scelta del format dipende dall’argomento trattato, dal numero di speaker, dal fine comunicativo e dalle piattaforme utilizzate.

Il principale vantaggio offerto da un evento online è il contatto diretto con lo speaker. “Metterci la faccia” e far sentire la propria voce su un argomento (se si è preparati, naturalmente) gioca un ruolo cruciale nel consolidare la propria credibilità e guadagnarsi la fiducia del pubblico.

Di seguito, elencheremo alcuni suggerimenti per preparare e gestire un evento online al meglio:

1. Pensa al tuo pubblico

Chi ti seguirà? Quali sono i problemi che deve risolvere nell’immediato? Quali sono gli obiettivi? La comunicazione funziona se e solo se si pensano e si progettano i contenuti in relazione al target di riferimento. Crea una community e curane le interazioni prima e dopo l’evento tramite gruppi privati all’interno dei social media.

2. Pensa “mobile”

Ricordati che la tua audience seguirà l’evento su dispositivi diversi, tra cui senz’altro cellulare e tablet, per cui ricordati di scegliere una piattaforma responsive e di ottimizzare i tuoi contenuti per garantirne l’accessibilità ovunque.

3. Presenta una brand image coerente

L’evento online è un’ottima occasione per presentare la tua azienda, pertanto usa colori, fonts ed elementi grafici in generale che siano coerenti con la tua brand image.

4. Raccogli fondi, se possibile

Se la tua strategia online lo prevede, considera di aprire raccolte fondi e piccole tasse d’iscrizione (e di dotarti di un elaboratore di pagamenti che monitori chi ha pagato). Se opti per un evento gratuito, considera la possibilità di donazioni e richiedi comunque la registrazione dei partecipanti, in modo da tenerne traccia e comunicare con loro.

Se lo ritieni opportuno, mettiti alla ricerca di sponsor.

5. Stabilisci data e orario

… e fai di tutto per essere puntuale! Cerca di avere materiali e piattaforma pronti almeno un quarto d’ora prima dell’inizio. Essere ritardatari è un pessimo biglietto da visita anche online.

6. Scegli e inquadra bene l’argomento

Il tuo pubblico sta investendo il suo tempo per imparare qualcosa, quindi fanne buon uso. Evita di restare troppo sul vago e concentrati su un aspetto specifico di un argomento su cui puoi davvero offrire una prospettiva originale, completa e utile.

7. Scegli la piattaforma giusta

Considera il tuo budget, il numero dei partecipanti, il format scelto, nonché funzionalità quali survey e possibilità di registrazione.

8. Fai una prova generale

Una volta scelta la piattaforma, testane le funzionalità con una prova a porte chiuse. Organizza bene i contenuti che utilizzerai e presta attenzione alla qualità video e audio, nonché a quella di registrazione. Ti accorgerai se ci sono elementi di disturbo nel tuo ambiente e li rimuoverai per tempo. Preparati in ogni caso a imprevisti ed eventuali malfunzionamenti: non sono una tragedia e puoi volgere l’errore a tuo favore, se mantieni la calma.

9. Fa sapere che l’evento c’è!

Creare il migliore evento online di sempre è inutile se nessuno sa che esiste. Crea una landing page con le informazioni rilevanti circa l’evento, in cui i partecipanti possano iscriversi lasciando i loro dati. Scrivi una news sul blog del tuo sito con largo anticipo, in modo che Google abbia il tempo di indicizzarla, rimbalza la notizia sui social media e invia una newsletter ai contatti che ritieni possano essere interessati. Se ci sono dei partner coinvolti, utilizza anche i loro canali (sito, social ecc…) per pubblicizzare l’evento. Ultimo, ma non meno importante, crea un hashtag dell’evento che sia immediato, coerente e facile da ricordare. 

10. Crea interazione

Mantieni un approccio conversazionale e pianifica dei momenti di interazione con il pubblico per coinvolgerlo nel discorso. Considera alcuni strumenti interattivi come sondaggi, live chat, pop quiz.

Riassumendo: conosci il tuo pubblico e adatta contenuti e tono di voce di conseguenza; scegli la piattaforma giusta per te e le tue esigenze del momento; preparati con largo anticipo e cura il marketing prima e dopo l’evento. Rispetta il tempo che il pubblico ti concede e fai tutto il possibile per offrirgli contenuti di qualità.